Ausschreibung von FM-Dienstleistungen

Der erste Schritt zu einer erfolgreichen FM-Ausschreibung beginnt mit der Frage, welche Leistungen und Tätigkeiten in welchem Umfang überhaupt durch den externen Dienstleister erbracht werden sollen. Wenn möglich wird diese Frage von einer bereits vorhandenen FM-Strategie abgeleitet. Eine solche Strategie, zum Beispiel definiert in Form eines Betriebsführungskonzeptes nach ProLeMo, gibt eine Übersicht über alle FM-Prozesse, die im Gebäude erbracht werden. Auf Basis dieser Übersicht wird definiert, welche Prozesse zukünftig extern erbracht und somit Inhalt der FM-Ausschreibung werden sollen. Für die auszuschreibenden Leistungen müssen alle benötigten Daten und die entsprechenden Konzepte zur Verfügung stehen. Sind diese nicht vorhanden, müssen sie vorgängig gesammelt bzw. erstellt werden. Die FM-Ausschreibung kann die in sie gesetzten Erwartungen nur mit vorhandenen, korrekten Grundlagen erfüllen. 

Die eingehenden Angebote sollten untereinander möglichst vergleichbar sein. Dazu dürfen die Ausschreibungsunterlagen möglichst keinen Interpretationsspielraum für eigene Annahmen zulassen. Die Anbieter sollen durch die erhaltenen Unterlagen einen möglichst umfassenden Eindruck über die Zielsetzungen und Bedingungen der Submission erhalten. Die Leistungen müssen mit Blick auf die geforderte Leistungserfüllung detailliert beschrieben sein. Die Eingabe der Angebote sollte über standardisierte Formulare erfolgen, die von allen Anbietern gleich auszufüllen sind. Damit die Anbieter eine korrekte und verbindliche Aussage zu Aufwand und Preis machen können, müssen ihnen die entsprechenden Basisdaten zur Verfügung stehen. So muss zum Beispiel eine komplette Anlageliste vorhanden sein, anhand welcher die Anbieter bspw. die Unterhaltszyklen, die notwendigen Ersatzteile oder das Verbrauchsmaterial berechnen können. Auch sollten die Aufgabenbeschriebe, Betriebshandbücher, Raumbücher und Konzepte möglichst lückenlos vorhanden sein und den Anbietern zur Verfügung stehen. Für die Anbieter muss klar sein, an welchen Massstäben sie gemessen werden und was sie bei einem allfälligen Zuschlag zu erwarten haben. Die Kriterien und Bewertungsskalen für die Beurteilung sowie ein Mustervertrag inklusive geplanter Vertragslaufzeit sind schon mit dem Versand der Ausschreibungsunterlagen bekannt zu geben. Der Zeitplan der gesamten Ausschreibung muss gewährleisten, dass die Anbieter genügend Zeit erhalten, um alle Unterlagen im Detail zu studieren und auch eine fundiert ausgearbeitete Offerte abgeben zu können. Auch für die Auswertung der Angebote und die anschliessenden Bietergespräche ist genügend Zeit einzurechnen.

Brandenberger+Ruosch hat in Zusammenarbeit mit Wincasa die Ausschreibung des infrastrukturellen- und technischen Facility Managements für das Gebäude Konnex in Baden erstellt und durchgeführt. Anhand dieses Beispiels lassen sich der Ausschreibungsprozess und die dafür benötigten Dokumente einfach nachvollziehen.

In einem ersten Schritt werden in einem übergeordneten Ausschreibungskonzept der Ablauf der Submission sowie die nachfolgenden Rahmenbedingungen festgehalten: 

• Ausgangslage und Zielsetzung der Submission
• Auftraggeberin und für die Ausschreibung verantwortliche Personen
• Detaillierte Auflistung der Termine und Meilensteine
• Vorgehensplanung vom Versand der Unterlagen bis zur Vertragsunterzeichnung
• Eignungs- und Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
• Mit dem Angebot einzureichende Dokumente
• Vertragsbasis und Laufzeit inkl. möglichen Optionen

Das Ausschreibungskonzept fasst alle Grundlagen zusammen und regelt den Inhalt sowie den gesamten Ablauf der Ausschreibung. Dem Ausschreibungskonzept Konnex Baden beiliegend waren elf Leistungsbeschriebe, welche die zu erbringenden Dienstleistungen im Detail beschrieben (beispielsweise die Leistungsbeschreibe für die Unterhaltsreinigung, den Winterdienst, die Leerstandsbewirtschaftung sowie das Pflichtenheft SIBE und das Notfall- und Sicherheitskonzept). Damit die Anbietenden den Gebäudekomplex besser einschätzen konnten, wurden auch das Raumbuch sowie die Ausstattung der Betriebsräume mit der Ausschreibung abgegeben. Ebenfalls wurde der Mustervertrag sowie die allgemeinen Vertragsbedingungen zur Verfügung gestellt. Neben der preislichen Kalkulation wurden auch eine Auftragsanalyse und eine Erläuterung der geplanten Organisation sowie die Namen der verantwortlichen Schlüsselpersonen eingefordert. 

Die Ausschreibung erfolgte im Einladungsverfahren und wurde an drei von der Eigentümerin bestimmte Anbieter versandt. Nach einer ersten Einschätzung der Unterlagen haben alle drei bestätigt ein Angebot abzugeben. Neben der Möglichkeit schriftlich Fragen zu stellen, welche dann zuhanden aller Anbieter beantwortet wurden, fand auch eine Begehung des Gebäudes statt. Der Abgabetermin der geforderten Unterlagen wurde auf zwei Wochen nach der Besichtigung festgelegt. So hatten die Anbieter nach dem Augenschein vor Ort nochmals Zeit, die Erkenntnisse der Besichtigung in ihre Angebote einfliessen zu lassen.

Das bereits im Ausschreibungskonzept bestimmte Bewertungsgremium bewertete in einem ersten Schritt die abgegebenen Angebote anhand der ebenfalls im Konzept definierten Kriterien. Bei der Bewertung wurden bewusst nicht nur auf die offerierten Preise berücksichtigt, sondern auch das Aufgabenverständnis aus der Analyse und die zur Verfügung gestellten Referenzangaben. Alle drei Anbieter bekamen auch die Möglichkeit, ihr Angebot in einer 30minütigen Präsentation persönlich zur erläutern, die Schlüsselpersonen vorzustellen und Fragen aus dem Bewertungsgremium zu beantworten. Der Anbieter mit der höchsten Punktzahl erhielt den Zuschlag und einen Dienstleistungsvertrag über die nächsten 3 Jahre. Den beiden anderen Anbieter wurde die Absage im Rahmen eines persönlichen Debriefings erläutert. 

Brandenberger+Ruosch ist in der Lage die Ausschreibung von FM-Dienstleistungen von der ersten Idee bis zur Betriebsaufnahme des ausgewählten Anbieters zu unterstützen oder auch hauptverantwortlich durchzuführen. Wir erstellen alle benötigten Unterlagen und Konzepte. Dabei sind insbesondere die folgenden Erfolgsfaktoren zu beachten:

• Klarheit darüber, welche Dienstleistungen und Prozesse ausgeschrieben werden sollen
• Detaillierte Datenbasis, vollständige Beschriebe und Konzepte als Ausschreibungsgrundlage
• Transparenz gegenüber den Anbietern, was und wie beurteilt wird
• Sicherstellen der Vergleichbarkeit der Angebote
• Vernünftige Meilensteine mit genügend Zeit für eine seriöse Angebotserstellung und Bewertung

Erfahren Sie mehr über unsere Referenz

Projektentwicklung Dienstleistungsgebäude Liegenschaft «Konnex» Baden