Bauwerksdokumentation Betriebskosteneinsparung durch professionelle Datenaufbereitung und -ablage

Durch eine professionell aufgesetzte und bewirtschaftete Bauwerksdokumentation wissen alle Interessensgruppen, wo die für sie relevanten Informationen zu finden sind und können sich darauf verlassen, den aktuellen Stand der jeweiligen Dokumente zu verwenden. Dies schafft Verlässlichkeit, Sicherheit und spart Kosten und Zeit.

Bauwerksdokumentation

In einer professionellen Bauwerksdokumentation sind alle für ein Bauwerk relevanten Dokumente zusammengefasst. Sie beinhaltet alle digitalen und physischen Dokumente, welche zur Ausübung sämtlicher Aufgaben im Laufe des gesamten Lebenszyklus eines Bauwerks benötigt werden. Für die Gliederung der Bauwerksdokumentation haben sich folgende Dokumentationsgefässe als geeignet erwiesen: Die während der Planung bis und mit der Realisierung eines Bauwerks, sprich in den SIA-Phasen 1 – 5 erarbeiteten Dokumente, werden in der Projektdokumentation zusammengefasst. Alle für die Bewirtschaftung einer Immobilie notwendigen und wichtigen Dokumente werden in der Objektdokumentation zusammengefasst, wobei diese Dokumente und Daten Informationen aus den SIA-Phasen 1 – 6 enthalten. Nicht mehr benötigte und überarbeitete Dokumente werden nach Möglichkeit nicht entsorgt, sondern in die Archivdokumentation verschoben. So lässt sich der geschichtliche Werdegang eines Bauwerks nachvollziehen.

Nachfolgend eine Beschreibung der drei Dokumentationsgefässe einer vollständigen Bauwerksdokumentation:

Projektdokumentation

In der Projektdokumentation werden die vorgängig definierten kommerziell-, technisch- und administrativ relevanten Dokumente und Daten zusammengetragen. In ihr werden alle relevanten Informationen aus den SIA-Phasen 1 bis 5 zusammengetragen und strukturiert abgelegt. Die Dokumente und Daten aus der Projektdokumentation dienen der Planung und dem Bauprozess, womit sie die Projektsicht auf ein Bauwerk abbilden.

Objektdokumentation

Die Objektdokumentation ist ein Extrakt aus der Projektdokumentation und beinhaltet die vorgängig definierten kommerziell-, technisch- und administrativ relevanten Dokumente und Daten für die Bewirtschaftung einer Immobilie. In ihr werden die relevanten Informationen aus den SIA-Phasen 1 – 6 zusammengetragen und strukturiert abgelegt. Die Objektdokumentation entwickelt sich, im Gegensatz zur Projektdokumentation, mit dem fortlaufenden Betrieb der Immobilie weiter und wird dementsprechend bis zum Ende des kompletten Lebenszyklus immer wieder aktualisiert respektive aktuell gehalten. Entsprechend dient die Objektdokumentation dem operativen Betrieb und als Planungsgrundlage für Sanierungen oder allfällige Ertüchtigungen.

Archivdokumentation

In der Archivdokumentation werden alle überholten respektive nicht mehr benötigten kommerziell-, technisch- und administrativ relevanten Dokumente abgelegt. Entsprechend sind die jeweiligen Archivdokumentationen der Projekt- und Objektdokumentation eine Zusammenstellung aller einst gültigen Dokumente.

Notwendigkeit

Mit immer komplexeren Bauwerken wird auch die Bewirtschaftung immer anspruchsvoller und lässt sich ohne geeignete Dokumentation kaum mehr bewerkstelligen. Auch der stetig steigende Kosten- und Termindruck setzt speditive Bewirtschaftungsabläufe voraus, was ohne gute Arbeitsmethodik und strukturierte Ablagestruktur kaum möglich ist. Dies wurde auch vom SIA erkannt, welcher bereits seit 2003 in der SIA 102 «Ordnung für Leistungen und Honorare der Architektinnen und Architekten» die Bauwerksdokumentation als Grundleistung mit 1 Teilleistungsprozent ausweist.

Inhalt

Es ist wichtig den Inhalt der Bauwerksdokumentation so früh wie möglich zu definieren. Hierfür ist eine möglichst frühe Einbindung von Nutzer und Betrieb unerlässlich, da diese die Bauwerksdokumentation als Arbeitsgrundlage für ihre eigene Tätigkeit benötigen. Entsprechend müssen die Nutzer- und Betriebsanforderungen an die spätere Objektdokumentation möglichst früh im Projektablauf definiert werden, damit die für die Bauwerksdokumentation relevanten Informationen, Dokumente und Daten bereits in der Planungsphase aufbereitet und abgelegt werden können.

Für die Ablage der Informationen, Dokumente und Daten hat sich folgenden Grobstruktur gemäss KBOB bewährt:

• Organisation und Administration
• Kosten und Verträge
• Beschriebe und Konzepte
• Pläne und Visualisierungen

Die weitere Gliederung dieser Grobstruktur richtet sich nach dem Umfang und der Komplexität des jeweiligen Bauwerks und sollte gemeinsam mit Nutzer und Betrieb definiert werden. Daher ist eine projektspezifische Richtlinie zwingend erforderlich. Neben der Vorgabe des genauen Inhalts der Bauwerksdokumentation muss in den projektspezifischen Richtlinien zwingend auch die geforderte Qualität der Bauwerkdokumentation definiert werden. Unter der Qualität der Bauwerksdokumentation können folgende Punkte zusammengefasst werden:

• Richtigkeit
• Vollständigkeit
• Lesbarkeit/Datenqualität
• Aktualität

Neben den oben aufgeführten Punkten sind in den projektspezifischen Richtlinien auch die Aufbewahrung und Bewirtschaftung der Informationen, Dokumente und Daten zu regeln. Die Bewirtschaftung ist vor allem bei der Objektdokumentation von zentraler Bedeutung, da diese die Veränderungen während des gesamten Lebenszyklus eines Bauwerks festhält und so die Aktualität der Bauwerksdokumentation sicherstellt.

Nutzen

Das Ziel einer professionellen Bauwerksdokumentation ist es, alle für den Betrieb, allfällige Sanierungen, Ertüchtigungen oder den Rückbau notwendigen Dokumente rasch bereitstellen zu können. Hierbei sind neben der passenden Qualität der Dokumente, vor allem deren Aktualität und eine gutstrukturierte Ablage von entscheidender Bedeutung. Mit Hilfe einer aktuellen und gut strukturierten Bauwerksdokumentation können alle notwendigen Stellen rasch mit den relevanten Informationen versorgt und die anstehenden Arbeiten ohne umständliche Suchaktionen angestossen, koordiniert und durchgeführt werden.

Fazit

Abschliessend lässt sich festhalten, dass eine Bauwerksdokumentation als fester Bestandteil zu jeder Immobilie gehört und entscheidend zu einer kostengünstigen, zielgerichteten und optimierten Bewirtschaftung beiträgt. Es lohnt sich bereits in den frühen Projektphasen die spätere Bauwerksdokumentation zu definieren und die entsprechenden Nutzer- und Betriebsanforderungen frühzeitig im Planungsteam abzustimmen.