Immobilienstrategie als integrales Management-Tool

Eine Immobilienstrategie berücksichtigt die relevanten Grundlagen, Einflüsse und Bedürfnisse, formuliert ein Zielbild und entwickelt daraus konkrete Massnahmen. Je nach der anvisierten Flughöhe ist sie ein Dokument mit Mehrjahres-Horizont oder ein schrittweise anpassbares und jährlich überprüfbares Arbeitsinstrument. Sie entwickelt sich in der Organisation eher strategisch von oben nach unten oder von den Bedürfnissen her von unten nach oben. Jedoch baut sie immer auf den bestehenden Dokumenten und Prozessen auf und ist mit diesen abgestimmt. In dieser Form unterstützt sie das Kundenbedürfnis, die Immobilien in definierter Qualität, zum festgelegten Kostenrahmen und im vorgegebenen Zeitraum bereitstellen zu können.

Beispiel Immobilienstrategie für die öffentliche Hand

Ein Bestandeshalter der öffentlichen Hand arbeitete mit vielen Dokumenten und Instrumenten, verfügte aber bislang über keine konsolidierte Immobilienstrategie. Deshalb beauftragte er Brandenberger+Ruosch mit der Erstellung einer Immobilienstrategie. Nach Sichtung der umfassenden Dokumente stellte sich heraus, dass bereits viele, detaillierte Arbeitspapiere existieren. Allerdings fehlten in den Besteller-Dokumenten Zielangaben zu den Kosten, Terminen und zur Flächeneffizienz, z. B. auf Basis der Auswertung des eigenen Immobilienportfolios. Da der Bestandeshalter keine arbeits- und projektspezifischen Stunden erfasste, konnten zudem keine Verbindungen zwischen Projekten und Ressourcen hergestellt werden.

Alle bestehenden – und möglicherweise fehlenden – Dokumente wurden in einer Input-Output-Matrix erfasst (Abbildung 1). Dadurch wurde die Verbindung und die Beziehung unter den einzelnen Dokumenten sichtbar gemacht. Der Inhalt der Input-Dokumente fliesst in die Strategie, in welcher die gesammelten und relevanten Daten ausgewertet, bewertet und erörtert werden. Die in der Strategie erarbeiteten Ziele und Massnahmen gehen weiter in die verschiedenen Output-Dokumente über. Um die Strategie auf die wesentlichen Punkte zu fokussieren, wurden die einzelnen Bausteine zu Themenpaketen geschnürt und in Workshops besprochen. Für die Beteiligten des Workshops ist es wichtig herauszufinden, wie mit den Themen im Alltag umgegangen wird, worin strategierelevantes Potential mit welchen Umsetzungsmöglichkeiten liegt und diese quantifiziert oder qualifiziert werden können. In diesem Beispiel entpuppten sich die Pakete «Cockpit», «Portfolio-Management» und «Asset-Management» als Themen mit grossem Potential. Der Fokus legte der Bestandeshalter auf den strategischen Umgang mit dem Immobilienbedarf und den zukünftigen Investitionsprojekten, welcher es nun erlaubt, mögliche Abweichungen vom Bedarf schnell und präzis zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren. Durch die gemeinsame Erarbeitung der Themen befähigte sich zudem der Kunde selbst. Dadurch wird die Organisation des Kunden schrittweise zu einer lernenden Organisation herangeführt.

Management-Tool

Das aufgezeigte Beispiel fokussierte auf die für den Kunden aktuell wichtigsten Themen. Eine umfassendere Immobilienstrategie besteht aus den folgenden Elementen (Abbildung 2) und wird dadurch zum Management-Tool:

• Portfolio und damit verbundene Instandhaltung und -setzung
• Bedarfsplanung mit Handlungsempfehlungen und die damit verbundenen Investitionsprojekte
• Management-Review (SWOT und Risikobewertung, Kennzahlen-Cockpit, Systembewertung, Controlling / Bewertung strategischer Projekte)
• Weitere Input-Themen (sofern nicht bereits vorgängig erwähnt)
• Strategische Ziele, Massnahmen und Termine
• Übergeordnete Grundlagen

Das Portfolio- und Asset-Management enthält die bestehenden Objektauswertungen mit Kostenkennzahlen bezüglich Lebenszyklus, Terminen und Flächeneffizienz ergänzt. Im Management-Review werden übersichtsartig (Cockpit) Risiken, systemische Prozesse und strategische Projekte sowie Ressourcen-, Kunden- und Kosten-Kennzahlen eruiert, analysiert und bewertet. Jedes Thema wird mit den aktuellen Zahlen ergänzt, ausgewertet, erörtert und dazu – vorerst unabhängig von allen anderen Themen – mögliche Ziele und Massnahmen festgelegt. Als letzter Schritt werden alle Ziele und Massnahmen gesammelt und konsolidiert. Aus ressourcentechnischen und terminlichen Gründen ist eine Priorisierung der strategischen Ziele und Massnahmen unumgänglich.

Die objektspezifischen Besteller-Dokumente Projekthandbuch, Raumprogramm, Betriebskonzept und Projektpflichtenheft werden mit den Kennzahlen aus dem Portfolio ergänzt.

Nutzen

Mit dem Instrument der Immobilienstrategie wird ein strategisches Management-Tool mit vielfachem Nutzen geschaffen. Die Immobilienstrategie

• integriert die Portfolio-Sicht und erlaubt indikative und argumentative Schlüsse sowohl für den Unterhalt wie auch für die Bestellung der Investitionsprojekte.
• erlaubt mögliche Abweichungen vom Bedarf schnell und präzis zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren
• erlaubt eine rückblickende Bewertung unter Berücksichtigung der definierten Rahmenbedingungen.
• ermöglicht die Nachvollziehbarkeit von eingetretenen Entwicklungen, Beschlüssen sowie Projektverläufen.
• schafft die Grundlage für aktuelle Bewertungen, das Festhalten diskutierter Beschlüsse und strategischen Zielsetzungen.
• ermöglicht im Aufbau, messbare Massnahmen zu finden, umzusetzen und zu steuern.
• etabliert ein Risikomanagement sowohl für interne wie auch externe Prozesse.
• ermöglicht zu einer lernenden Organisation zu werden