Neue Vorschriften im öffentlichen Beschaffungswesen

Einleitung

Das interkantonale Organ für das öffentliche Beschaffungswesen hat bereits Ende 2019 die auf das revidierte BöB abgestimmte, neue IVöB verabschiedet, welche in den geänderten kantonalen Gesetzgebungen einfliesst.

Ziel war es, die verschiedenen Beschaffungsregeln weitgehend zu harmonisieren. Mit dem BöB und der IVöB stehen nun aufeinander abgestimmte Beschaffungsregeln zur Verfügung. Das öffentliche Beschaffungswesen wurde dabei teilweise neu ausgerichtet und ändert sich insbesondere in folgenden Punkten:

• Zuschlag neu an das «vorteilhafteste» statt wie bisher an das «wirtschaftlich günstigste» Angebot.
• Der Qualitätswettbewerb wird auf Stufe der Zuschlagskriterien mit den Themen Nachhaltigkeit, Lebenszykluskosten und Innovation gestärkt.
• Es stehen neue und flexible Instrumente wie «Dialog», «Rahmenverträge» und «elektronische Auktionen» zur Verfügung. 
• Kriterien wie das Angebot an Ausbildungsplätzen und die Beschäftigung von älteren Arbeitnehmenden können neu bewertet werden.

Mit diesem Paradigmenwechsel wird bei den Beschaffungsstellen und den Anbietenden zwangsläufig eine neue Vergabekultur entstehen.

Betroffene Beschaffungsstellen und Schwellenwerte

Von diesen einschneidenden Änderungen sind alle Beschaffungen der öffentlichen Hand betroffen, welche einerseits dem Beschaffungsrecht unterstehen und andererseits die jeweils gültigen Schwellwerte überschreiten. 

Im BöB gelten im Regelfall aktuell beispielsweise folgende Schwellenwerte:

• Freihändiges Verfahren nur bis maximal CHF 150'000 für Dienstleistungen und Lieferungen respektive CHF 300'000 für Bauleistungen (Gesamtwert) zulässig.
• Einladungsverfahren nur bis maximal CHF 230'000 für Dienstleistungen und Lieferungen respektive CHF 2'000'000 für Bauleistungen (Gesamtwert) zulässig.
• Offene oder selektive Verfahren kommen über diesen Schwellwerten zur Anwendung.

Für im Gesetz genau definierte Fälle gibt es Ausnahmen.

Betroffene Prozesse, Hilfsmittel und Dokumente

Diese Änderungen sind so wesentlich, dass sämtliche bei den Beschaffungsstellen verfügbaren Hilfsmittel und Dokumente angepasst/überarbeitet oder sogar neu erstellt werden müssen. Dies sind unter anderem:

• Richtlinien und Handbücher
• Generelle und spezifische Ausschreibungskonzepte
• Formulierung der Eignungs- und Zuschlagskriterien
• Evaluationskonzepte

Ablauf Beschaffungsprozess

Wir empfehlen den Beschaffungsprozess in folgende Phasen zu gliedern:

1. Beschaffungsstrategie

Basierend auf einer gezielten Analyse wird die, für das konkrete Vorhaben, geeignete Beschaffungsstrategie erarbeitet und der ausschreibenden Stelle zur Genehmigung unterbreitet. Die Strategie berücksichtigt den Bedarf, die Zeitverhältnisse, sowie die zur Verfügung stehenden Ressourcen.

2. Realisierungsmodell

Es empfiehlt sich, frühzeitig im Projektablauf das Realisierungsmodell zu wählen. So gilt es zum Beispiel bei Bauprojekten rechtzeitig die Variantenwahl zwischen Projekt- und Gesamtleistungswettbewerben zu bestimmen sowie betreffend der Realisierungsform (Einzelleistungsträger, Generalunternehmer, Totalunternehmer) Entscheidungen zu treffen. Eine verspätete und nicht auf die Beschaffungsstrategie abgestimmte Modellwahl kann zu Leerläufen in der Planung führen. Jedes Modell stellt spezifische Anforderungen an die in den jeweiligen Planungsphasen zu erarbeitenden Dokumente. Zudem sind die Vertragswerke frühzeitig auf das vorgesehene Realisierungsmodell abzustimmen.

3. Ausschreibungs- und Evaluationskonzept

Das Ausschreibungs- und Evaluationskonzept bildet die Grundlage für die nachfolgenden Arbeitsschritte. Basierend auf den relevanten Grundlagen erfolgt die Feststellung des massgebenden Volumens sowie die Wahl des Beschaffungsverfahrens (Offen, Selektiv, Einladung, Freihändig). Die Analyse des Marktes sowie die Definition der Verfahrensfristen erfolgen in dieser Phase. Typischerweise bietet sich für das Konzept eine Gliederung in Einleitung, Projektbeschrieb, Ausschreibungsunterlagen, Ausschreibungsbedingungen sowie Organisation an.

4. Ausschreibungsunterlagen

Abgestimmt auf das Realisierungsmodell sowie auf das Ausschreibungs- und Evaluationskonzept werden die Ausschreibungsunterlagen durch das Beschaffungssteam erarbeitet. Die frühzeitige Verfügbarkeit der relevanten Informationen lässt eine adäquate und lückenlose Formulierung der Anforderungen (funktional bis konkret) zu.

5. Angebotsstellung

Die Publikation eröffnet die Phase der Ausschreibung. Je nach gewähltem Vorgehen folgt die Fragebeantwortung oder eben neu der Dialog. Die Hauptleistungen in dieser Phase werden durch die Anbieter erbracht.

6. Evaluation und Zuschlag (Vergabe)

Die Beschaffung wird durch die sorgfältige Evaluation der Angebote und den Erlass der Zuschlagsverfügung abgeschlossen. Der Vertragsabschluss erfolgt üblicherweise nach Eintritt der Rechtskraft der Zuschlagsverfügung.

Warum Brandenberger+Ruosch AG

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